Com profissionais altamente treinados e diversas certificações de qualidade, cada operação da Transportes Carvalho envolve vários documentos, como habilitações específicas dos motoristas, guias de procedimentos e permissões.

Todo o processo era feito manualmente, comprometendo a segurança e integridade dos documentos. Foi quando a transportadora implantou o e-Docs, uma solução de gestão do conhecimento, desenvolvida pela Net DS para ambientes de Internet e intranets.

O sistema tornou o trabalho mais simples e rápido para os funcionários e acrescentou a segurança necessária à operação, principalmente pelas funcionalidades de controle de validade dos documentos, gerenciamento dos acessos e rastreabilidade.

Diferente dos tradicionais software de GED (gerenciamento eletrônico de documentos), o e-Docs já nasceu em arquitetura web, o que lhe dá uma vantagem tanto do ponto de vista do usuário final quanto da integração com outros sistemas da companhia.

A Transportes Carvalho tem cerca de 150 funcionários no pátio operacional, 70% dos quais saem diariamente para atender clientes. Além de suportar as operações da área de expedição, o e-Docs cumpre uma função fundamental na gestão de Recursos Humanos, principal diferencial estratégico da companhia.

Daisy Carvalho Boite, diretora da empresa, explica que a admissão de funcionários só é fechada a partir do momento em que toda sua documentação está digitalizada e inserida no e-Docs.

"A facilidade de uso e personalização do e-Docs foi decisiva para o sucesso do projeto", avalia Fábio Almeida, responsável pela área de TI na transportadora. "Já estamos planejando o desdobramento em outras áreas. Essas melhorias são importantes no atual

A Transportes Carvalho, de Duque de Caxias (RJ), atua a 47 anos no setor de logística, atendendo a grandes indústrias como Petrobrás, Bayer e Gerdau, entre outras. A companhia possui a certificação SASSMAQ da Abiquim, referente ao sistema de avaliação de saúde, meio ambiente e qualidade.

Toda vez que um carregamento é solicitado por um cliente, é preciso coletar uma série de documentos que comprovam a habilitação do motorista para a realização do trabalho, entre outras exigências específicas. Com o e-Docs, o responsável pelo despacho dos veículos acessa imediatamente os documentos relacionados, que são impressos para o portador e podem ser enviados por e-mail aos clientes.

Antes da implantação do sistema de e-Docs, em maio de 2006, o processo era trabalhoso e arriscado. O encarregado do serviço ia ao departamento pessoal; acendia a luz da sala de arquivo; abria o arquivo; vasculhava as pastas; pegava os documentos originais (CNH, atestado de saúde, exames etc.); tirava uma cópia; anexava à ordem de serviço; entregava ao motorista; e alguém tinha que fechar a sala.

"A empresa funciona 24 horas e durante a madrugada é ainda mais fácil guardar o original em lugar errado ou ter algum acidente que comprometa a integridade do documento", diz Fábio Almeida, acrescentando que ao disponibilizar a chave do arquivo físico, não era possível saber o que o funcionário fazia. "Agora ninguém mais mexe nos originais. Tudo é acessado por senha e rastreável", compara ele.

Na pressa para executar os serviços, ou no cansaço dos turnos da noite, o risco de molhar, rasgar, manchar e até extraviar os documentos era praticamente incontrolável com procedimentos manuais.

Em menos de um mês, a Net DS adaptou o e-Docs aos requisitos específicos da Transportes Carvalho, e a companhia digitalizou os documentos, com prioridade para os cerca de 150 funcionários do pátio operacional. Como conseqüência, o processo de recuperação de documentos passou de 2 horas para menos de 10 minutos.

Além disso, todo o controle de validade de documentos (CNH, ASO, PCMSO etc) passou a ser feito automaticamente pelo sistema, que alerta com antecedência sua expiração.

Esse enxugamento do processo reduziu ainda mais as margens de erro, com um benefício financeiro imediato, a redução do pagamento de horas extras, freqüentemente necessárias quando o encarregado da expedição tinha que fazer a coleta de documentos manual.

A interação da área de expedição diretamente com o sistema eliminou também a dependência do departamento pessoal.

Segundo Fábio Almeida, a premissa da transportadora ao comparar diversas soluções de gestão documental foi encontrar uma ferramenta que pudesse ser implantada de forma rápida e abrangente. Sobre um robusto núcleo de funcionalidades, como segurança e relatórios de auditoria, o e-Docs oferece plena flexibilidade para adequar sua interface, totalmente web, aos perfis de usabilidade adequados a cada público.

Os filtros de busca do e-Docs podem ser usados para determinar quais motoristas atendem os requisitos dos clientes, assim como para identificar os pré-requisitos exigidos pela indústria (EPI, uniformes, treinamentos específicos etc).

Na Transportes Carvalho, o e-Docs está implantado em um servidor pentium 4 de 2 GB, com Windows 2003 e banco de dados SQL Server. O acesso é feito a partir de qualquer máquina com um browser.

Após concluir a digitalização das pastas de documentos de cerca de 350 funcionários, o próximo passo na utilização do e-Docs é o controle dos diversos certificados exigidos pela companhia. "A funcionalidade de controle de validade do e-Docs é facilmente aplicável a qualquer tipo de documento com data de expiração", observa o gestor de TI.

Fábio Almeida acrescenta também que com a nova aplicação, a transportadora terá certeza de que a documentação está em dia, quando surgir qualquer oportunidade em licitações ou em clientes que exijam conformidade certificadas às normas de qualidade e segurança.

Embora os clientes continuem a receber os documentos impressos em papel, o recurso de envoi online é cada vez mais valorizado. "Uma companhia que atendemos já recebe previamente a foto do motorista no computador da portaria, o que agiliza e dá mais segurança à identificação", exemplifica Almeida.

Segundo o gestor de TI, com o tempo, a empresa espera que os clientes entendam mais claramente as vantagens do documento digitalizado, mais fácil e barato para ser armazenado e gerenciado.