Com o e-Docs, os usuários têm acesso ao documento certo, na hora em que precisar e de qualquer lugar, ao mesmo tempo em que a empresa mantém o controle centralizado das informações, facilitando o rastreamento de todo o ciclo de vida dos documentos.
Liberação do espaço físico
A partir da digitalização dos documentos, o e-Docs torna as informações disponíveis contribuindo para sua rápida localização. Para as empresas que terceirizam a guarda física de documentos, o e-Docs reduz drasticamente o custo de recuperação. Além disso, o e-Docs oferece um módulo de Record Management que permite o controle de empréstimo e devolução de documentos, lista de espera, impressão de protocolo, entre outros atributos.
Controle de versão e expiração de documentos
Encontrar a informação certa entre várias versões renomeadas do mesmo arquivo (por exemplo último, final, revisado) é uma fonte constante de perda de tempo e erros. O e-Docs controla não apenas as versões, mas também as datas de expiração dos documentos antecipando sua renovação.
Redução do custo de impressão e recuperação de documentos
Por ser um sistema web, o e-Docs pode ser acessado a partir de qualquer ponto conectado à Internet (interno ou externo), facilitando a distribuição de documentos.
Desta forma, os diversos departamentos compartilham os documentos conforme o seu perfil de acesso, o que reduz os custos com impressões e cópias.
Preservação da integridade e extravio do documento
Não é raro que documentos físicos que são freqüentemente manipulados apareçam com manchas, amassados ou desbotados. E muitas vezes não retornam para suas pastas de origem.
Ao digitalizar um documento a empresa facilita sua consulta e distribuição preservando o original.
Gerenciamento de projetos
O e-Docs facilita a colaboração - característica fundamental para gestão de projetos. Seus recursos de fórum, agenda compartilhada, designação de tarefa, além dos atributos de gestão documental como controle de aprovações, mecanismo de alertas e notificações, o credenciam como uma solução de gestão do conhecimento.
Controle e segurança dos documentos
Com o e-Docs, pode-se determinar o acesso a cada pasta, indicando quem pode ler, alterar, aprovar ou publicar um determinado documento. Mesmo no caso dos acessos autorizados, o sistema garante a rastreabilidade de todos estes eventos, para eventuais auditorias.
Dificuldade em encontrar informação
Para cada tipo de documento pode-se selecionar um conjunto de dados que auxiliem a identificação e busca do mesmo. Por exemplo, no caso de contratos pode-se identificar o contratante, contratado e data de expiração. No caso de Notas Fiscais, é possível identificar o cliente, número etc. Estes campos auxiliam a pesquisa servindo como filtros de busca.
Certificações de qualidade
O e-Docs é uma solução em conformidade com as normas ISO, SOX (Lei Sarbanes & Oxley) entre outras. Seus recursos de distribuição, notificação de novas publicações, controle de leitura e treinamento, controle de validade e aprovações dos documentos foram desenvolvidos de acordo com cada requisito subscrito.
Governança da informação
Este problema é resolvido com uma consultoria em taxonomia, vocabulário controlado, metadados e sistema com busca avançada de documentos.
Para recuperar um documento ou informação é necessária uma política corporativa que identifique os dados principais do documento (fonte, data, autor etc.). Estes dados são conhecidos como metadados e servem com filtros de busca. Ou seja, quero trazer os contratos assinados a partir de 2006, do cliente "x". Já o vocabulário controlado serve para que todos os colaboradores das empresas utilizem as mesmas palavras-chaves (projeção e não previsão).
